La cartera de cobro, es la cobranza de aquellos productos y/o servicios, que se entregan al crédito, pasado el tiempo acordado, para el pago del producto o el servicio. En el caso de las propiedades horizontales, la cartera de cobro se debe iniciar al día siguiente del mes vencido. Las expensas comunes necesarias para el mantenimiento de una propiedad horizontal en Colombia son una obligación que debe ser cancelada cada mes. 

CARTERA DE COBRO

La cartera de cobro debe ser realizada por profesionales especializados en el sector. 

Los encargados cobranza, deben hacer una buena gestión, de lo contrario, se corre el riesgo de que un “cliente bueno”, pase a ser un “cliente malo”. 

Tener una buena estrategia de recuperación de la cartera morosa bien sea de facturas o cuotas de administracion, por profesionales especializados, ayuda a convertir un mal pagador en un buen pagador. 

Mediante el proceso de cobro profesional, se hace una labor de tal forma que el deudor comprende la importancia de la obligacion adquirida. 

La cultura de pago se logra, por medio de estrategias de socialización, de las condiciones y consecuencias, de la relación comercial adquirida. 

1. ETAPA PREVENTIVA

En la etapa preventiva de la cartera de cobro, se deben realizar, recordatorios administrativos, mediante comunicaciones físicas o virtuales tanto de facturaciones, servicios prestados o cuotas de administración en el caso de propiedades horizontales.

Estrategias de cartera de cobro, especialmente diseñadas, para evitar atrasos en los pagos de las cuotas programadas. 

Recordando al cliente la programación de pagos y los montos a recaudar, mediante la gestión preventiva. 

La cartera de cobro en propiedades horizontales bien sean edificios, conjuntos residenciales y centros comerciales, puede ser de fácil recaudo. 

Cuando se socializa el reglamento de propiedad horizontal y el manual de convivencia de manera eficaz se logra grandes resultados.  

La ley 675 de 2001 es la ley que rige las propiedades horizontales en Colombia bien sean edificios, conjuntos residenciales, centros comerciales o mixtos. 

Para saber que un trabajo de cartera de cobro, está funcionando debidamente, se debe realizar un análisis periódico. 

La revisión constante puede hacerse mediante un auditor interno o un auditor externo, que ofrezca una mirada objetiva e imparcial de los procesos.

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2. DE LA IMPORTANCIA DE LA CARTERA DE COBRO  

Los procesos de cobranzas no son fáciles, aunque la cartera de cobro sea pagada a tiempo. 

Para el negocio o propiedad horizontal, se requiere de una organización eficiente, que funcione.  

Para un edificio, conjunto residencial o mixto, sometido a propiedad horizontal, la única fuente de ingresos, son las cuotas de administración. 

Los administradores de copropiedades, sometidas a la ley 675 de 2001 necesitan mensualmente, las expensas comunes necesarias y deben realizar grandes esfuerzos para lograr el pago puntual de su cartera. 

En los casos de las propiedades horizontales, de edificios, conjuntos residenciales, comerciales  y mixtos, la ley 675 de 2001,  en su articulo 51 #8,  obliga al administrador a recurrir a un tercero jurídico. 

La tercerización de la cartera de cobro, es lo más recomendado, a partir del siguiente mes de mora, cuando no se tienen resultados.

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Documentacion CARTERA DE COBRO

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Lee el artículo: Tipos de cartera de cobranza

3. METODOLOGIA DE RECUPERACION DE COBRANZAS

Las empresas que vende productos o servicios al crédito necesita un departamento de cobranzas para su cartera de cobro, incluso las propiedades horizontales. 

El equipo que conforma el área de cobranzas, debe estar en constante capacitación.  

El personal encargado de la cartera de cobro,  debe contar con las herramientas necesarias, para el buen desempeño de sus funciones. 

En los casos de copropiedades, sometidas al régimen de propiedad horizontal, la administración, deberá tener, un buen plan de cobro. 

Los propietarios responsables del pago de administración en las propiedades horizontales, deben estar informados, tanto de las fechas de vencimiento, como los costos extras diarios por el no pago. 

4. CUAL ES EL PROCESO DE CARTERA DE COBRO

Este proceso,  se realiza mediante un sistema que permita dar a conocer de manera clara todas las deudas.

A quien le pertenece la obligación se debe identificar claramente con el valor y  el tiempo de la deuda.

De acuerdo a un buen  seguimiento de las cuentas por cobrar de la empresa o propiedad horizontal se puede lograr,  que los pagos se realicen de manera oportuna. 

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5. CÓMO SE HACE EL COBRO DE CARTERA 

Consejos para negociar con tus clientes morosos 

  • Se hace una invitación al pago y se espera respuesta. 
  • Cuando se escucha primero se tiene un buen elemento para la negociación. 
  • Mantener una comunicación asertiva. 
  • Separar tus emociones de las del interlocutor deudor.
  • Concreta una fecha de pago o de llegar a un acuerdo razonable las fechas exactas de pago.
  • Evita obligar un pago o abono sin que el deudor tenga muy claro su compromiso y capacidad.

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